Algemene voorwaarden

Partijen en toepasselijkheid

Met Gereegeld of wij wordt bedoeld: Gereegeld VOF, gevestigd aan Leijdsweg 65, 7533 VM Enschede, KvK-nummer 42198181 en btw-id NL870141235B01. Bereikbaar via info@gereegeld.nl. Met opdrachtgever wordt de zakelijke partij bedoeld die de opdracht verstrekt. Deze voorwaarden gelden voor opdrachtgevers die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf, niet voor consumenten.

Deze voorwaarden zijn alleen van toepassing op overeenkomsten waarin zij van toepassing zijn verklaard en tijdig beschikbaar zijn gesteld. Een specifieke schriftelijke afspraak in de offerte of opdrachtbevestiging gaat voor op een strijdige algemene bepaling. Voor afspraken over verwerking van persoonsgegevens gaat de toepasselijke verwerkersovereenkomst op dat onderwerp voor.

Als een opdrachtgever eigen voorwaarden wil toepassen, bespreken partijen die vóór aanvaarding van de opdracht. Een verwijzing naar deze pagina betekent niet op zichzelf dat andere voorwaarden rechtsgeldig zijn uitgesloten.

Kennismaking, voorstel en opdracht

Een eerste kennismaking is gratis en vrijblijvend. Een aanvraag of demonstratie verplicht je niet tot afname. Voor betaald onderzoek, ontwerp of ontwikkeling maken partijen vooraf een afzonderlijke afspraak.

Een overeenkomst komt tot stand nadat een concreet voorstel schriftelijk is aanvaard door een bevoegd vertegenwoordiger. Dat kan ook per e-mail. Het voorstel beschrijft de werkzaamheden, het beoogde resultaat, de afbakening, de prijs of berekeningswijze, eventuele externe kosten en de relevante afhankelijkheden. De geldigheidsduur van een offerte staat in die offerte.

Algemene voorbeelden en illustraties op de website zijn geen toezegging van een specifiek resultaat, een besparing of een vaste functionaliteit. De overeengekomen opdrachtomschrijving is daarvoor bepalend.

Uitvoering en medewerking

Wij voeren de afgesproken werkzaamheden zorgvuldig uit. Partijen wijzen contactpersonen aan en geven elkaar tijdig de informatie, toegang en beslissingen die redelijkerwijs nodig zijn. De opdrachtgever zorgt dat aangeleverde materialen rechtmatig mogen worden gebruikt.

Een concreet overeengekomen resultaat met acceptatiecriteria wordt onderscheiden van onderzoek of advies waarvan de uitkomst vooraf niet vaststaat. Onzekerheden over systemen van derden worden zichtbaar gemaakt in het voorstel.

Toegang tot productiegegevens en systemen wordt afzonderlijk geregeld. Een productiewijziging, migratie of ingebruikname gebeurt volgens de overeengekomen procedure. Partijen spreken daarbij af wie controles, back-ups en herstelhandelingen uitvoert.

Wijzigingen en meerwerk

Een wijziging van de vraag kan gevolgen hebben voor het werk, de prijs of de planning. Wij lichten die gevolgen toe en leggen het akkoord vast voordat aanvullend betaald werk begint. Een kleine wijziging wordt niet automatisch een onbeperkte opdracht.

Bij een dringende storing mag alleen binnen een vooraf afgesproken bevoegdheid en kostenlimiet worden gehandeld. Zonder zo’n afspraak is nader overleg nodig. Ook wijzigingen in een bestaande koppeling door een externe leverancier worden beoordeeld aan de hand van de afgesproken opdracht of onderhoudsdienst.

Prijs, facturatie en betaling

De offerte vermeldt of een vaste prijs, urenvergoeding, periodieke vergoeding of combinatie geldt. Ook btw, externe kosten, voorschotten en factuurmomenten worden daarin gespecificeerd. Prijswijzigingen of indexering worden niet achteraf zonder contractuele grondslag toegepast.

Facturen worden binnen dertig dagen na ontvangst van de factuur betaald, tenzij de opdrachtbevestiging een andere termijn noemt. Meld een bezwaar zo spoedig mogelijk met een toelichting via info@gereegeld.nl. Partijen bespreken het betwiste deel; het onbetwiste deel blijft volgens afspraak betaalbaar.

Bij te late betaling kunnen de toepasselijke wettelijke handelsrente en wettelijk toegestane incassokosten verschuldigd zijn. Voor opschorting geven wij een schriftelijke waarschuwing en een redelijke gelegenheid om alsnog na te komen, tenzij dat wettelijk niet nodig of redelijkerwijs niet mogelijk is. Opschorting moet in verhouding staan tot de tekortkoming.

Planning, testen en acceptatie

Partijen leggen vast welke planningsdata indicatief zijn en welke uitdrukkelijk als bindend gelden. Bij een verwachte afwijking informeren partijen elkaar en bespreken zij de gevolgen. Extra kosten volgen niet automatisch uit vertraging.

Bij oplevering toetst de opdrachtgever aan de afgesproken acceptatiecriteria. Er geldt een testperiode van veertien kalenderdagen vanaf de schriftelijke oplevermelding, tenzij de opdracht iets anders bepaalt. Afwijkingen worden concreet gemeld, zodat wij ze kunnen onderzoeken en afspraken over herstel en hertest kunnen maken.

Acceptatie wordt schriftelijk vastgelegd. Alleen het verstrijken van de testperiode of het uitblijven van een reactie geldt in deze tekst niet als automatische goedkeuring. Het gebruik van een deel kan afzonderlijk worden afgesproken zonder daarmee andere openstaande punten af te sluiten.

Hosting, onderhoud en ondersteuning

Hosting, onderhoud, monitoring en ondersteuning zijn alleen inbegrepen als ze zijn afgesproken. Een opdracht voor bouwen geeft niet vanzelf recht op onbeperkte verdere ondersteuning.

Voor doorlopende diensten leggen partijen de looptijd, bereikbaarheid, meldingsroute, eventuele reactie- of hersteltijden, updates, back-ups, herstel en beëindiging vast. Zonder zo’n afspraak wordt geen 24/7-dienst, gegarandeerde beschikbaarheid of foutloze werking beloofd.

Partijen bepalen welke accounts, domeinen en diensten op naam van de opdrachtgever staan en wie betalingen en verlengingen beheert. Dat voorkomt dat het einde van een opdracht onbedoeld de bereikbaarheid van een website of systeem beëindigt.

Bestaande systemen en diensten van derden

Voor externe software, hosting, API’s en andere diensten kunnen eigen licenties, limieten en kosten gelden. Wij benoemen de relevante afhankelijkheden in het voorstel. De opdrachtgever zorgt voor de afgesproken eigen licenties en gebruiksrechten.

Een wijziging of storing bij een derde kan gevolgen hebben voor een koppeling. Partijen onderzoeken of een aanpassing onder de bestaande afspraak valt of aanvullend werk vraagt. Dit neemt onze verantwoordelijkheid voor eigen toerekenbare fouten niet weg. Wij garanderen niet zonder specifieke afspraak dat een externe dienst blijvend beschikbaar of ongewijzigd is.

Gebruiksrechten, eigendom en broncode

De opdrachtgever behoudt de rechten op zijn eigen aangeleverde gegevens en materialen. Rechten op bestaande onderdelen van Gereegeld, externe componenten en open-sourcesoftware blijven bij de betreffende rechthebbenden, tenzij een geldige afwijkende afspraak wordt gemaakt. Toepasselijke open-sourcelicenties blijven gelden.

Voor nieuw maatwerk geldt: na volledige betaling krijgt de opdrachtgever een duurzaam, niet-exclusief gebruiksrecht voor het overeengekomen doel, inclusief het laten onderhouden en aanpassen door een eigen dienstverlener. Overdracht van auteursrechten is een afzonderlijke schriftelijke afspraak en volgt niet alleen uit betaling.

Partijen leggen vóór aanvaarding vast welke broncode, repository, documentatie, accounts en ontwikkelbestanden worden overgedragen, wanneer dat gebeurt en welke uitzonderingen gelden voor onderdelen van derden. De mogelijkheid om broncode te ontvangen moet dus een concrete leveringsafspraak zijn.

Vertrouwelijkheid en persoonsgegevens

Partijen gebruiken vertrouwelijke informatie alleen voor de uitvoering van hun afspraken en delen die alleen met personen die deze daarvoor nodig hebben. Dit geldt ook na beëindiging. Informatie die aantoonbaar al openbaar was of rechtmatig van een ander is verkregen, valt daar niet onder. Een wettelijke verplichting tot verstrekking kan voorgaan; voor zover toegestaan wordt de andere partij hierover geïnformeerd.

Als wij persoonsgegevens namens de opdrachtgever verwerken, sluiten partijen vóór die verwerking de vereiste verwerkersovereenkomst. Daarin staan de concrete instructies en afspraken over beveiliging, subverwerkers, incidenten, ondersteuning en teruggave of verwijdering. Deze algemene voorwaarden zijn daarvoor geen vervanging.

Automatisering en AI

Voor een toepassing met automatisering of AI leggen partijen vast wat zelfstandig mag gebeuren, welke menselijke controle nodig is en wie verantwoordelijk is voor het gebruik. AI-uitvoer kan onjuist of onvolledig zijn en moet worden beoordeeld voordat daarop wordt vertrouwd in een belangrijke beslissing.

Wij gebruiken OpenAI en Anthropic als hulpmiddelen zonder klantgegevens in te voeren. Het ontwikkelen van een AI-toepassing die wel persoonsgegevens verwerkt, vereist vooraf afzonderlijke afspraken over de verwerking en de betrokken aanbieders. Een algemene verwijzing naar AI in een offerte vervangt geen onderzoek naar de concrete risico’s en toepasselijke verplichtingen.

Tekortkomingen en aansprakelijkheid

Een tekortkoming wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk gemeld met voldoende informatie om onderzoek mogelijk te maken. Waar herstel nog mogelijk is, krijgt de tekortschietende partij een redelijke termijn om na te komen, tenzij de wet geen ingebrekestelling verlangt. Partijen beperken schade voor zover dat redelijkerwijs mogelijk is.

Voor aansprakelijkheid gelden de toepasselijke wettelijke regels, tenzij partijen vooraf een geldige afwijkende afspraak hebben gemaakt. Deze voorwaarden bevatten geen vaste limiet voor schadevergoeding. Een eventuele beperking moet passen bij de opdracht, de risico’s en de verzekering en moet vóór de opdracht uitdrukkelijk worden afgesproken.

Een overeengekomen beperking mag geen afbreuk doen aan dwingend recht. Een beperking geldt niet voor schade door opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding of voor aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt.

Overmacht en beëindiging

Bij een gebeurtenis buiten de redelijke invloed van een partij die nakoming verhindert, informeert die partij de ander tijdig over de oorzaak, gevolgen en verwachte duur. Partijen onderzoeken redelijke alternatieven. Een gewone financiële tegenvaller geldt niet vanzelf als overmacht.

Voor een eenmalige opdracht beschrijft de opdrachtbevestiging hoe tussentijds stoppen wordt afgehandeld. Reeds verricht werk en vooraf goedgekeurde onvermijdbare verplichtingen worden afgerekend voor zover daarvoor een contractuele of wettelijke grondslag bestaat. Er is geen automatische aanspraak op alle nog niet verrichte werkzaamheden.

Voor een doorlopende dienst spreken partijen vooraf de looptijd, opzegtermijn en eventuele verlenging af. Bij een ernstige tekortkoming kan beëindiging volgens de contractuele en wettelijke voorwaarden mogelijk zijn. De gevolgen worden zoveel mogelijk beheerst afgehandeld.

Bij het einde van de samenwerking maken partijen afspraken over overdracht van afgesproken bestanden, toegang en gegevens en over het stopzetten van diensten. Verwijdering van persoonsgegevens volgt de verwerkersafspraken en wettelijke plichten. Extra migratiehulp is alleen betaald wanneer dat vooraf is afgesproken.

Vragen, geschillen en wijzigingen

Bespreek een vraag of klacht eerst via info@gereegeld.nl met een beschrijving van de situatie en de gewenste oplossing. Partijen proberen tot een werkbare oplossing te komen. Dit beperkt geen wettelijke rechten of termijnen.

Op deze zakelijke voorwaarden en de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de rechter die volgens de toepasselijke wettelijke regels bevoegd is, tenzij partijen een geldige andere afspraak maken.

Een nieuwe versie van deze voorwaarden verandert bestaande opdrachten niet automatisch. Voor een lopende opdracht geldt de overeengekomen versie, tenzij partijen rechtsgeldig een wijziging afspreken. Als een bepaling niet geldig is, blijven de overige bepalingen gelden voor zover dat juridisch mogelijk is.