Privacyverklaring

Wie verantwoordelijk is

Gereegeld is een vennootschap onder firma (VOF), gevestigd aan Leijdsweg 65, 7533 VM Enschede, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42198181. Ons btw-identificatienummer is NL870141235B01. Wij bieden software op maat, websites, apps, portalen, koppelingen en automatisering aan. Voor persoonsgegevens waarvan wij zelf het doel en de werkwijze bepalen, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Je kunt contact opnemen via info@gereegeld.nl.

Wat deze website verwerkt

Bij een kennismakingsaanvraag gebruiken wij je naam, vraag en gekozen contactgegevens. Je kunt daarnaast je bedrijfsnaam, branche en interesse opgeven. Je bekijkt eerst een samenvatting. Pas wanneer je op ‘Verstuur aanvraag’ klikt, gaat je aanvraag naar onze server bij Vercel en vervolgens via Brevo naar info@gereegeld.nl. Onze mailbox wordt beheerd in Microsoft 365. Wij sturen geen automatische ontvangstbevestiging per e-mail; na het versturen zie je een bevestiging op het scherm. Die bevat geen kopie van je vraag en schrijft je niet in voor marketing. Als verzending niet beschikbaar is, vermeldt het formulier dat en kun je ons rechtstreeks mailen. De website bewaart de formulierinhoud niet in lokale browseropslag of een eigen database. Je browser kan invoer zelf onthouden via zijn eigen instellingen.

De website gebruikt lokale opslag voor je keuze om animaties aan of uit te zetten. Alleen die keuze wordt opgeslagen onder gereegeld-motion-choice-v2. De keuze blijft bewaard totdat je de websitegegevens in je browser verwijdert of een andere keuze maakt. Deze opslag dient uitsluitend om de door jou gekozen weergave te onthouden.

In de gecontroleerde websitecode zijn geen advertentietrackers, analyticsdiensten of externe lettertypeverzoeken opgenomen. Er is geen publiek account of betaalfunctie. Bij wijzigingen in functionaliteit of gegevensverwerking werken wij deze verklaring bij. De website gebruikt geen externe CAPTCHA-dienst. Voor het beperken van misbruik controleert de server de herkomst en omvang van een aanvraag en gebruikt hij een verborgen spamveld, tijdelijke verzoeknummers en tijdelijke tellers op basis van een gehashte IP-waarde. Deze beperkte technische verwerking dient ons gerechtvaardigde belang om de website en mailbox te beveiligen. De toepassingscode logt geen formulierinhoud. De hosting- en e-maildiensten kunnen eigen technische en verzendlogs bijhouden.

Nog te bevestigen. De website wordt gehost bij Vercel. Controleer vóór publicatie welke technische logs en aanvullende diensten in het daadwerkelijke Vercel-project actief zijn, hoe lang gegevens worden bewaard en welke verwerkersafspraken voor het gebruikte abonnement gelden.

Contact, kennismaking en een offerte

Wanneer je zelf een e-mail stuurt, ontvangen wij je e-mailadres en de inhoud van je bericht, met de contactgegevens en bijlagen die je toevoegt. Wij gebruiken die informatie om je vraag te beantwoorden en een eventuele opdracht te bespreken. Geef alleen informatie die voor je vraag nodig is. Zonder een bruikbaar contactadres kunnen wij niet reageren.

Als jij persoonlijk partij wordt bij een overeenkomst, kan noodzakelijke verwerking berusten op de voorbereiding of uitvoering daarvan. Ben je contactpersoon van een organisatie, dan is het beoogde gerechtvaardigde belang om zakelijke vragen en opdrachten zorgvuldig te behandelen. Daarbij moeten wij de noodzaak en jouw belangen afwegen. Wij gebruiken een eerste contact niet automatisch als toestemming voor een nieuwsbrief.

Contact zonder vervolgopdracht verwijderen wij uiterlijk twaalf maanden na het laatste inhoudelijke contact. Alleen de twee vennoten van Gereegeld hebben vanuit onze organisatie toegang tot de aanvragen. Wij gebruiken de aanvraag om te reageren en de mogelijke samenwerking te bespreken, niet om je automatisch op een marketinglijst te plaatsen.

Opdrachten, ondersteuning en administratie

Voor een opdracht kunnen contactgegevens, zakelijke correspondentie, afspraken, technische informatie en factuurgegevens nodig zijn. Wij gebruiken deze om de afgesproken werkzaamheden te organiseren, ondersteuning te geven en de administratie bij te houden. De precieze gegevens hangen af van de opdracht. Deel geen wachtwoorden, medische gegevens, BSN of volledige personeelsdossiers in een eerste aanvraag.

Noodzakelijke gegevens voor uitvoering van een overeenkomst verwerken wij op die grondslag wanneer jij zelf contractspartij bent. Voor zakelijke contactpersonen kan het gerechtvaardigde belang van een goede uitvoering en bereikbaarheid gelden. Verplichte fiscale administratie berust op een wettelijke verplichting. Facturen moeten in de regel zeven jaar worden bewaard; voor bepaalde fiscale situaties geldt tien jaar. Die fiscale termijn geldt niet automatisch voor alle e-mails, projectbestanden of supportbijlagen.

Project- en supportinformatie bewaren wij tijdens de opdracht en zolang die informatie nodig blijft voor afgesproken ondersteuning, nazorg of een concrete rechtsvordering. Bij beëindiging beoordelen wij welke informatie daarvoor noodzakelijk blijft; overige persoonsgegevens worden verwijderd of teruggegeven volgens de opdracht- en verwerkersafspraken. Een lopend geschil kan reden zijn om relevante stukken langer te behouden. De fiscale bewaarplicht geldt alleen voor de administratie waarop die plicht betrekking heeft.

Wanneer wij voor jouw organisatie werken

Bij het bouwen of beheren van software kunnen wij persoonsgegevens verwerken in opdracht van een klant. Als wij daarbij verwerker zijn, verwerken wij die gegevens volgens de vastgelegde instructies. De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor zijn eigen gebruik. De feitelijke rollen bepalen welke verplichtingen gelden; alleen een naam in een contract verandert die rollen niet.

Voordat wij als verwerker met echte persoonsgegevens werken, is een verwerkersovereenkomst nodig. Daarin worden onder meer de verwerking, beveiliging, toegang, inzet van subverwerkers, incidenten en teruggave of verwijdering afgesproken. Deze privacyverklaring vervangt die overeenkomst niet.

Dienstverleners en verwerking buiten de EER

Alleen mensen en dienstverleners die gegevens nodig hebben voor hun taak mogen toegang krijgen. Wij gebruiken Vercel voor hosting en de formulierfunctie, Brevo voor het versturen van formulierberichten en Microsoft 365 voor onze zakelijke mailbox en correspondentie. Vercel kan bij het afhandelen van websiteverzoeken technische gegevens verwerken, zoals een IP-adres en informatie over het verzoek. Via Brevo worden de contactgegevens en berichtinhoud verwerkt die nodig zijn voor de gebruikte e-mailfunctie. Voor administratie kunnen ook administratieve dienstverleners toegang nodig hebben tot relevante zakelijke contact- en factuurgegevens. Met een partij die voor ons als verwerker werkt, moeten de vereiste verwerkersafspraken worden gemaakt. Verstrekking aan een bevoegde instantie kan nodig zijn wanneer de wet dit voorschrijft.

Vercel is een internationale dienstverlener; verwerking kan buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden. De toepasselijke afspraken en waarborgen hangen af van de dienst en overeenkomst. Brevo vermeldt voor zijn databases opslag binnen de Europese Unie. Dat is geen algemene garantie dat iedere verwerking door alle betrokken leveranciers uitsluitend binnen de EER plaatsvindt. Informatie over toepasselijke doorgiftewaarborgen kun je opvragen via info@gereegeld.nl.

Nog te bevestigen. Controleer bij het inrichten van Gereegeld in Brevo de verwerkersafspraken en verzendlogs. Controleer daarnaast de toepasselijke verwerkersafspraken, opslag- en loginstellingen en doorgiftewaarborgen van Vercel en Microsoft 365. De leveranciers zijn bevestigd; de daadwerkelijke accountinstellingen en contracten zijn nog niet gecontroleerd.

Zorgvuldig omgaan met gegevens

Wij beperken de toegang tot aanvragen tot de twee vennoten. De verzendkoppeling gebruikt een serverzijdige API-sleutel die niet in de browser wordt opgenomen. De gegevens worden bij productiegebruik via beveiligde verbindingen verzonden. Voor opdrachten stemmen wij de beveiligingsmaatregelen af op de gegevens en de risico’s, met afspraken over toegang en veilige uitwisseling.

Vermoed je een beveiligingsprobleem met persoonsgegevens, meld dat dan via info@gereegeld.nl. Vermeld wat je hebt waargenomen zonder onnodig persoonsgegevens of toegangscodes mee te sturen.

Nog te bevestigen. Controleer vóór livegang de accountbeveiliging en de werkwijze voor het verwijderen van oude aanvragen en het behandelen van beveiligingsincidenten. De toegang door de twee vennoten en de beveiligingen in de websitecode zijn verwerkt; instellingen in de leveranciersaccounts zijn niet gecontroleerd.

Jouw rechten

Afhankelijk van de verwerking kun je vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van persoonsgegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Als toestemming de grondslag is, kun je die intrekken; eerder rechtmatig gebruik wordt daardoor niet achteraf onrechtmatig.

Stuur een verzoek naar info@gereegeld.nl. Wij controleren zo nodig op een passende manier je identiteit. Stuur niet uit jezelf een volledige kopie van een identiteitsbewijs. In beginsel volgt binnen één maand een reactie. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan de termijn onder de wettelijke voorwaarden met maximaal twee maanden worden verlengd; daarvan ontvang je binnen de eerste maand bericht met uitleg.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Een verzoek leidt niet altijd tot verwijdering van alle gegevens, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht nog geldt. Wij moeten dan uitleggen waarom gegevens worden behouden.

Gebruik van AI als hulpmiddel

Wij gebruiken OpenAI en Anthropic als hulpmiddelen bij ons werk. Wij voeren geen klantgegevens in deze AI-diensten in. De aanbieders worden daarom niet ingezet om jullie klantgegevens te verwerken.

Deze afspraak geldt ook bij het werken aan voorbeelden en code: klantgegevens horen niet in prompts, bestanden of andere invoer voor deze hulpmiddelen. Als een toekomstige opdracht juist een AI-toepassing met persoonsgegevens vraagt, moeten de rollen, gegevensstromen, grondslag en verwerkersafspraken vooraf apart worden beoordeeld en vastgelegd.

Geautomatiseerde beslissingen en wijzigingen

De website neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen over jou met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen. Technische controles kunnen een ongeldige of ongewenste formulieraanvraag tegenhouden; rechtstreeks mailen blijft mogelijk. Voor toekomstige toepassingen, bijvoorbeeld met AI of personeelsgegevens, moet afzonderlijk worden beoordeeld of er geautomatiseerde besluitvorming met juridische of vergelijkbaar belangrijke gevolgen plaatsvindt. Daarover moeten betrokkenen zo nodig aanvullende informatie krijgen.

Wanneer de feitelijke verwerking verandert, wordt deze verklaring bijgewerkt. De definitieve publicatiedatum en versie worden vermeld zodra de nog openstaande gegevens en afspraken zijn verwerkt.