Wat iemand controleert
AI levert een concept. Wat je controleert, hangt af van wat er wordt voorbereid.
| Concept | Controle door een medewerker |
|---|---|
| Antwoord aan een klant | Klopt het? Staat de bron erbij? Is er niets beloofd wat niet kan? Past de toon? |
| Verslag | Zijn de feiten juist en compleet? Klopt de formulering? Wat is er niet vastgelegd? |
| Administratief concept | Kloppen bedragen en aantallen? Zijn de gemarkeerde afwijkingen opgelost? |
Bronnen, toegang en ontbrekende gegevens
Een goed concept is zo goed als de informatie waaruit het wordt gemaakt. Spreek daarom af:
Welke bronnen worden gebruikt, wie ze actueel houdt en wie ze goedkeurt.
Wie toegang heeft tot welke informatie. Een oplossing mag niet meer tonen dan een medewerker zelf mag zien.
Wat er gebeurt bij ontbrekende gegevens. De oplossing hoort dat zichtbaar te maken en niet iets in te vullen.
Hoe fouten worden gemeld. Een medewerker die een fout ziet, moet weten waar hij die kwijt kan, en iemand moet er iets mee doen.
Een praktische taakverdeling
| Rol | Taak |
|---|---|
| Eigenaar of leidinggevende | Bepaalt waarvoor de oplossing wordt gebruikt en wat altijd door een mens wordt beoordeeld. |
| Medewerker | Controleert de concepten, corrigeert en meldt fouten. |
| Beheerder | Houdt bronnen, toegang en instellingen in orde en pakt gemelde fouten op. |
Bij een klein bedrijf kunnen deze rollen bij twee mensen of zelfs bij één persoon liggen. Belangrijk is dat het is afgesproken.
Dit artikel is praktische uitleg en geen juridisch advies. Afspraken over persoonsgegevens en aansprakelijkheid horen bij je eigen deskundige.
Wat als het fout gaat?
Het gaat een keer fout, dat is normaal. Bepaal vooraf wat dan gebeurt. Een medewerker meldt het, iemand bekijkt waardoor het kwam (een ontbrekende bron, een verkeerde instelling, een uitzondering die niet was voorzien) en past de oplossing of de bron aan. Zo wordt elke fout een verbetering. Houd een eenvoudig overzicht bij van gemelde fouten, zodat je ziet of ze afnemen.
Alles controleren of steekproeven?
In het begin controleert een medewerker elk concept. Blijkt na verloop van tijd dat bepaalde soorten concepten vrijwel altijd kloppen, dan kun je afspreken om die steekproefsgewijs te bekijken. Concepten waarbij een fout echte gevolgen heeft, zoals toezeggingen aan klanten of vastgelegde verslagen, blijven altijd door een mens gecontroleerd.
Vragen voor jezelf
Welke uitkomsten mogen nooit zonder controle de deur uit?
Wie beheert de bronnen waarop een oplossing steunt?
Waar kan een medewerker een fout melden, en wie lost die op?