Drie routes, in deze volgorde
Een bestaand systeem hoeft niet te worden vervangen om slimmer te werken. Er zijn drie routes, van eenvoudig naar ingrijpend.
Een bestaande functie gebruiken. Veel pakketten kunnen meer dan er wordt gebruikt: verplichte velden, sjablonen, herinneringen, statussen of gebruikersrollen.
Een gecontroleerde import of export. Gegevens worden in een afgesproken formaat uit het ene systeem gehaald en in het andere gezet, op een vast moment en met een controle op wat niet past.
Een beschikbare koppeling. Sommige systemen bieden een koppeling aan, direct of via een koppelplatform. Dat kan het meeste werk besparen, maar vraagt afspraken, rechten en meestal een licentie.
Eén bron blijft leidend
Het grootste risico bij meerdere systemen is dat gegevens uit de pas lopen. Daarom spreek je per soort gegeven af welk systeem leidend is.
Wat je aan je IT-medewerker of leverancier wilt weten
Welke functies in ons pakket gebruiken wij nog niet?
Kunnen gegevens worden geëxporteerd of geïmporteerd, in welk formaat en hoe vaak?
Is er een koppeling, en wat vraagt die aan licenties, rechten en onderhoud?
Wie mag welke gegevens zien, en hoe wordt dat vastgelegd?
Wat gebeurt er met de oplossing als het pakket een nieuwe versie krijgt?
Een goede leverancier kan deze vragen meestal snel beantwoorden. Lukt dat niet, dan weet je dat de route nog onzeker is.
Wanneer is een nieuw systeem wel verstandig?
Pas als het huidige pakket de kern van het werk niet kan ondersteunen, bijvoorbeeld omdat het gegevens niet kan vastleggen die je nodig hebt of niet meer wordt onderhouden. Dat is een andere beslissing dan “wij willen slimmer werken”, en een die zelden in één keer genomen hoeft te worden.
Waar het in de praktijk vaak misgaat
Een spreadsheet als tweede systeem. Wat ooit een tijdelijke lijst was, wordt de plek waar de echte gegevens staan, en niemand weet meer welke versie klopt.
Een export die niemand meer doet. Een handmatige overdracht werkt zolang één persoon eraan denkt. Daarom hoort zo’n overdracht een vast moment en een controle te hebben.
Rechten die niet zijn meegedacht. Een koppeling kan gegevens zichtbaar maken voor mensen die ze niet mogen zien.
Afhankelijkheid van één persoon. Weet alleen de oorspronkelijke bouwer hoe een koppeling werkt, dan is die kwetsbaar zodra die persoon wegvalt.
Een goed voorstel benoemt deze punten vooraf en zegt wie ze beheert.
Vragen voor jezelf
Welke gegevens typen wij over van het ene naar het andere systeem?
Wie weet het beste wat ons pakket allemaal kan?
Welk systeem zou voor welk gegeven leidend moeten zijn?