Vier kenmerken van een goed eerste proces
Het komt vaak terug. Een proces dat tien keer per maand voorkomt levert sneller bewijs op dan één dat twee keer per jaar voorkomt.
De informatie is beschikbaar. Wat er nodig is, staat ergens, in een systeem, in documenten of in mails.
De uitzonderingen zijn beperkt. Je kunt het gewone geval beschrijven, en weet wie de uitzonderingen afhandelt.
Er is een betrokken medewerker. Iemand die het werk kent, tijd heeft om mee te kijken en de uitkomst kan beoordelen.
Beginpunt, eindpunt en succescriteria
Een proef heeft een duidelijk begin en eind. Spreek ook vooraf af wanneer hij geslaagd is, anders is het achteraf een kwestie van smaak.
Doorgaan, aanpassen of stoppen
Een proef heeft drie goede uitkomsten.
Doorgaan: de meetpunten zijn behaald, de medewerker vertrouwt de uitkomst en de beheerlast is acceptabel.
Aanpassen: er zit winst in, maar de aanpak moet worden bijgesteld, bijvoorbeeld door een stap te vereenvoudigen of een bron toe te voegen.
Stoppen: de winst is te klein of de uitzonderingen vragen te veel. Dat is ook waardevol: je hebt goedkoop geleerd wat niet werkt.
Wat een proef niet is
Een proef is geen eerste versie van het eindproduct en ook geen belofte. Hij laat zien of een aanpak in jouw situatie zin heeft. Wie een proef uitvoert, en hoe, spreek je apart af. Het plan voor een proef is het eindpunt van de Praktijkscan; de uitvoering volgt na een apart voorstel.
Hoe klein is klein genoeg?
Klein genoeg is wanneer je binnen een overzichtelijke periode genoeg voorbeelden hebt om iets te kunnen zeggen, en wanneer een fout geen grote gevolgen heeft. Bij twintig voorbeelden zie je al of een aanpak werkt. Heb je er maar twee, kies dan een ander proces of verleng de meetperiode.
Wie doet wat tijdens een proef?
De medewerker gebruikt de nieuwe werkwijze en geeft aan waar die schuurt.
De verantwoordelijke houdt de meetpunten bij en beslist na afloop.
De uitvoerder richt de proef in en past hem aan als iets niet werkt. Wie dat is, spreek je apart af.
Valkuilen
Een proef te groot maken, met te veel soorten werk tegelijk. Geen nulmeting hebben. De medewerker niet betrekken, waardoor de oplossing in de praktijk wordt omzeild. En stoppen met meten zodra het goed lijkt te gaan.
Vragen om te kiezen
Welk werk is elke week terug te vinden, en wie doet het?
Voor welk proces zouden wij de uitkomsten kunnen controleren?
Wat zou ons doen besluiten om door te gaan, aan te passen of te stoppen?