Begin bij meten, niet bij schatten
Voor je iets kunt winnen, moet je weten wat het nu kost. Tel een paar weken hoe vaak het werk voorkomt en hoeveel actieve tijd één keer kost, inclusief controleren en herstellen. Een schatting van de eigenaar is een goed begin, maar noteer dat het een schatting is.
Trek controle, correcties en beheer af
Een oplossing neemt werk over, maar niet alles. Iemand controleert de uitkomst, corrigeert fouten en houdt de oplossing in orde. Die tijd hoort bij de nieuwe werkwijze en moet van de tijdwinst af. Telt dezelfde controle twee keer mee, dan lijkt de winst kleiner dan hij is. Telt hij nergens mee, dan lijkt hij groter.
Drie soorten opbrengst, niet door elkaar
Vrijgekomen tijd: het aantal uren dat het werk minder vraagt.
Inzetbare tijd: het deel daarvan dat je echt anders kunt besteden, bijvoorbeeld aan klanten of aan werk dat bleef liggen.
Lagere uitgaven: alleen als je daardoor echt minder betaalt, zoals minder overwerk of minder externe uren.
Een geldbedrag voor vrijgekomen tijd is een berekende waarde van tijd. Het is geen gerealiseerde besparing, tenzij er ook echt minder wordt uitgegeven of meer wordt verdiend.
Een controleerbaar rekenvoorbeeld
Zie je hoe de uitkomst verandert als de extra controle groter is dan verwacht? Pas het zelf aan in het rekenvoorbeeld hieronder.
Wanneer het niet loont
Een berekening die laat zien dat iets niet loont, is net zo waardevol.
Veelgemaakte fouten
Alleen de tijdwinst tellen en de controle vergeten.
Een uurtarief presenteren als besparing, terwijl er niets minder wordt uitgegeven.
Geen nulmeting doen, waardoor je achteraf niet kunt zien wat er is veranderd.
Invoering en beheer buiten beschouwing laten.
Vragen voor jezelf
Hoe vaak komt dit werk voor, en hoe weet ik dat?
Wat blijft er na de verandering aan controle over?
Waar zou de vrijgekomen tijd naartoe gaan?
Welke kosten van invoering en beheer moet ik er nog bij optellen?